Držim nekidan tečaj za mgmt jedne povelike firme u Hrvatskoj, pričamo o paralelnom radu na više projekata i dođemo do pitanja: Može li se izračunati koliko stvarno košta “istovremeni” rad na više stvari?

Uzmimo za primjer 3 aktivnosti, zbog jednostavnosti računice neka budu potpuno jednake: angažman, trošak, trajanje, prihod nakon dovršetka – sve je isto. Također, trošak odlaganja početka (Cost of Delay) je identičan, što znači da ne ulazi u matematiku.

Svaka aktivnost traje 5 mjeseci i nakon što je dovršena donosi po 20k eura mjesečno.

Prvi slučaj, radimo svaku aktivnost od početka do kraja, bez prekida.

Tako se treba raditi. Dovrši jednu stvar, pusti je u rad i uživaj benefite – prihode od prodaje proizvoda, korištenja usluge, uštede zbog riješenog problema.

Prva aktivnost se već isplaćuje dok radimo na drugoj, prva i druga se isplaćuju dok radimo na trećoj itd. U našem primjeru, 5 mjeseci nakon dovršetka treće aktivnosti imamo ukupno 600k eura na računu.

Drugi slučaj, mijenjamo fokus svakih mjesec dana.

Ovakve situacije su česte u organizacijama gdje se više cijeni ‘nešto raditi’ nego stvarno dovršiti posao. Glavno da se gurka sve pomalo, da svaki direktor(čić) bude sretan. To što organizacija gubi ozbiljne novce nije njihov problem. Takvi valjda žive od zelene boje u izvještajima u excelu 🙂

Svaku aktivnost radimo po mjesec dana. Ako zanemarimo trošak promjene konteksta rada (koji nije zanemariv, i tema je za svoj blog post), prva aktivnost će biti gotova tek nakon 13 mjeseci! Druga nakon 14 i sve skupa nakon 15 mjeseci. 5 mjeseci nakon dovršetka sve tri aktivnosti prihodi u našem slučaju će biti 360k eura.

Razlika između ova dva pristupa je značajna.

Trošak multitaskinga iznosi 240k kroz tih 20 mjeseci!

Još je gore ako gledamo samo trenutak dovršetka.

Fascinantno, zar ne?

Izronilo je i nekoliko pitanja.

“Ne možemo se kladiti samo na jednu aktivnost, moramo raditi više stvari istovremeno.”

Istina, ponekad treba gurkati više stvari istovremeno, ali treba i uključiti mozak: razmišljajte u kontekstu dovršavanja stvari koje se mogu početi naplaćivati.

Naprimjer, imate tri aktivnosti, svaka traje po godinu dana, morate ih tjerati u paraleli? Podijelite ih u manje cjeline koje možete isporučiti, recimo svakih mjesec ili dva, i primijenite princip iz gornje ilustracije.

BTW, to je klasični inkrementalni pristup, nešto što u agilnom načinu rada cijenimo i promoviramo.

“Što ako neka aktivnost zaglavi, hoćemo li započeti sljedeću dok se ta prva ne odglavi?”

Klasična zamka, ide ruku pod ruku s onim “glavno da se nešto radi”. Započinjanje aktivnosti ne donosi novce, završavanje donosi. Najbolje bi bilo uložiti napore u odglavljivanje, dovršiti aktivnost i onda nastaviti dalje.

“Što ako nije moguće odglaviti prvu aktivnost?”

Tu svakako pomaže inkrementalni pristup, odnosno do trenutka zaglavljivanja neki dijelovi proizvoda su već u upotrebni i vraćaju uloženo. Mali inkrementi su super!