Kanban
Ako na zidu imate šarene naljepnice u tri kolone i tvrdite da koristite Kanban, očekujte da će vam Kanban policija pokucati na vrata.
Jednostavnost Kanbana je i dobra i i ne baš dobra stvar. Dobra je jer se može krenuti bez neke silne pripreme. Nije baš dobra jer se brzo osjeti da tu ima još materijala za savladati pa nekako splasne entuzijazam. Ako ste zainteresirani za stvarne benefite Kanbana, čitajte dalje.
Signal, sistem, metoda
Da odmah na početku smirimo strasti ekipi koja voli tjerati mak na konac, ovaj članak objašnjava pojmove na sljedeći način:
- Kanban je “signal(na kartica)”, tj. informacija da se nešto treba dogoditi. Naprimjer, naljepnica na zidu na kojoj piše “Baci smeće” i koja stoji u koloni “TO DO” je signal da treba… baciti smeće, a kartica na kojoj piše “Operi suđe” u koloni “DONE” vjerojatno (!) znači da je suđe oprano.
- Zid na kojem je gomila takvih naljepnica u nekakvim kolonama je “Kanban ploča”, tj. vizualizacija različitih signala, naprimjer što se sve radi po kući.
- Kanban sistem je skup “kanbana” koji putuju kroz proces. Npr. vizualizacija je samo jedan od elemenata Kanban sistema. Tu su još i ljudi (tim) koji koriste tu vizualizaciju i ostale elemente, te način na koji koriste sve to skupa, odnosno o čemu pričaju kad stoje pred pločom.
- Kanban metoda je donekle strukturirani pristup poboljšavanju načina rješavanja zadataka, tj. procesa rada, koji god to proces bio.
- Kanban, pa bilo što od ovog gore navedenog, ne ulazi u sadržaj posla. Bilo da su to zadaci po kući, rješavanje prijava u internom IT-ju, razvoj aplikacije za klađenje, zapošljavanje ljudi ili bilo što drugo, gotovo sigurno vam Kanban (sistem) može pomoći da to radite malo bolje.
Sad kad smo riješili pasivno-agresivni dio 🙂 i ostavili akademsku raspravu o značenju pojma “kanban” u japanskom jeziku za neki drugi put, možemo dalje.
Zašto naglašavam sistem?
I noga u guzicu je korak naprijed, pa je tako i vizualizacija (zid sa šarenim papirima) odličan korak naprijed. Pogotovo je tako u situacijama kad nemate pojma na koliko stvari već radite, a koliko stvari tek čeka da bude napravljeno. Stavite sve na zid i šokirajte se.
Kad se oporavite od šoka, počnite razmišljati što bi valjalo srediti u procesu rada da se izvučete iz takvih situacija.
Shvatit ćete sljedeće, i režite me gdje god hoćete ako griješim:
- Radite previše stvari odjednom i da bi se tu trebalo nešto učiniti.
- Radite stvari koje možda i nisu baš najpametniji izbor, odnosno da ima stvari koje bi bilo isplativije napraviti s tim ionako ograničenim kapacitetima koje imate.
- Ponavljate neke greške koje onda dovode do ove dvije gore spomenute situacije.
Tu pomaže sistem. Ograničite količinu paralelnog posla. Novi posao uzimajte kad imate kapaciteta. Dogovorite pravila za odabir sljedećeg posla. Periodički provjerite radite li stvari na pravi način.
Čestitam! Dobit ćete značku od Kanban policije kad vam dođe na vrata.
“I to je to?”
Da.
“Negooo… zar baš moram imati sve to?”
Naravno da ne morate, ali propuštate ozbiljnu priliku za olakšati si život (i posao). “Survival is optional”.
“Hm. Okej.”
I mislio sam da će tako biti 🙂
Priča o tri kolone
Često je prva verzija “kanbana” zid s tri kolone: TO DO | DOING | DONE. To je fantastičan naziv za blog, ali nije baš najbolji izbor za vizualiziranje vlastitog procesa rada.
Pitate se zašto? Pa pobogu… svaki proces ima neke zadatke koji čekaju da ih se napravi, pa se onda radi na njima, i onda su gotovi. Gdje je tu ikakav pomak naprijed? Kako išta možete zaključiti iz takve vizualizacije? Takva ploča nije dovoljna ni za prolaz.
Razbijte DOING u ono što stvarno i radite dok radite.
Recimo da ste HR u nekoj firmi i zapošljavate ljude. U TODO vam dođe zadatak “Zaposli nekoga za vođenje projekata”. DOING je, moguće:
- Smisli kriterije
- Raspiši oglas
- Razvrstaj prijave
- Pozovi kandidate na intervjue
- Odradi prvi krug intervjua
- Odradi drugi krug intervjua
- Pošalji ponudu
- Potpiši ugovor
Proces traženja voditelja projekata je tako u fazi, recimo, “Razvrstaj prijave”, dok je proces traženja programera u fazi “Pošalji ponudu”. Puno jasnije nego da su oba u DOING.
A što se sve tek može zaključlti o procesu rada kad imate tako jasne informacije…
“Ali… ne odgovaraju te kolone svakom tipu posla kojeg radimo”
Naravno da ne odgovaraju. Povucite horizontalnu crtu po sredini i podijelite DOING na neki drugi način. Kanban ploča ne mora biti simetrična.
“Ali… ali… bit će mi šuma od papirića na zidu!”
Vjerojatno hoće, i vjerojatno iz jednog od ova dva razloga:
- Radite previše stvari odjednom. Lijek: ograničite WIP.
- Radite stvari koje ne trebate raditi. Lijek: nemojte raditi baš svaku glupost koju vam je netko zalijepio na zid.
Pravi benefit je u WIP limitu
Sve dok ne uvedete WIP (work in process) limit u svoj Kanban sistem nećete moći izvući prave benefite. Da, oštra rečenica, ali istinita.
Ograničite količinu posla koja je između TO DO i DONE kolona (DOING, dakle) i odmah ćete osjetiti benefite:
- Nevjerojatno ali istinito: ako radite manje stvari istovremeno onda ćete brže završiti stvari koje radite! Osim zdravog razuma, postoji i cijela matematika iza ovoga.
- Otkrit ćete gdje su vam uska grla u procesu pa ćete se moći fokusirati na njihovo rješavanje.
Da, umjesto da implementirate 50 novih funkcionalnosti istovremeno i nikad ništa ne stižete isporučiti, stavite WIP limit na 49 i ne uzimajte ništa novo dok se ne oslobodi kapacitet. Pa spustite WIP limit na 48, pa 47 i tako dalje, dok ne dođete do broja koji vam omogućava normalno disanje, odnosno isporuku na vrijeme. Ustvari, vrlo jednostavna tehnika.
Opcije u pomoć
Druga taktika za olakšavanje disanja na radnom mjestu je: prije nego što uzmete komad šarenog papira na kojem je opisan zadatak i zavrnete rukave, razmislite treba li uopće to i raditi.
Drugim riječima, razlikujte kolonu “Opcije” (ili “Backlog”, ili “Bunar”, ili kako god je zvali) i kolonu “TODO” (ili “Spremno”, ili “#maykemi ćemo ovo napraviti”, ili kako god je zvali).
Trećim riječima, postoji svijet izvan vašeg Kanban sistema i poprilično su rigorozna pravila da bi nešto ušlo unutra. Između tog vanjskog svijeta i Kanban sistema postoji debela crta na kojoj piše: Svaki zadatak koji zadovolji ove kriterije (sad neki kriteriji specifični za vaš sistem) će biti primljen u naš velebni Kanban sistem, i bit će napravljen do kraja, na vrijeme i po najvišim standardima kvalitete, ne zvali se mi (sad ime vašeg tima).
Tu debelu crtu ponekad nazivamo “commitment line”, a popis ovih kriterija “pravilnik” ili “policy”. Čak štoviše, isti princip možete, ustvari trebate primijeniti kad god neki komad posla prelazi iz jedne faze u drugu.
Žalopojka
Svako toliko mi se netko javi s rečenicom “Ali mi nemamo izbora, sve što nam i dođe moramo odraditi.” Šta da vam kažem, pričajte s naručiteljima. Kanban, nažalost, nije magična metoda za rješavanje takvih problema. Istina, pomoći će vam da bolje vidite problem i da imate argumente za razgovor, ali ćete problem morati riješiti sami. Ljudi se često iznenade koliko su naručitelji (šefovi, korisnici) razumna bića.
Još par brzinskih savjeta
Nema vraćanja!
Posao putuje isključivo s lijeve na desnu stranu. Kad je nešto gotovo u fazi A, prelazi u fazu B i ne može se vratiti.
Što ja to čujem, ne možete napraviti posao u B jer je A odrađen kilavo? Šteta, ali nema vraćanja papirića na zidu. Naravno da ćete odraditi A dok je papirić u B, ali ćete se i zapitati kako to da ste se uopće doveli u takvu situaciju? Što trebate promijeniti da se to više ne dogodi? Što se treba promijeniti da u trenutku kad posao prelazi u B, A stvarno, ali baš ono stvarno i do kraja bude gotov?
Ako selite poslove unatrag, gubite vrijedne informacije koje vam mogu pomoći da poboljšate svoj radni proces.
Bloker je status, a ne faza
Tu i tamo neki komad posla zaglavi i želite to nekako prikazati? Imate genijalnu ideju i napravite kolonu “Blokirano”? Svako malo posao stavljate tamo, vadite, malo radite, opet ga stavite tamo? To je OK, ali može i bolje.
“Blokirano” je status po zadatku, a ne faza procesa. Označite nekako da se na tom konkretnom komadu posla ne može ništa raditi, recimo crvenim post-itom. Gore napišite datum blokiranja, datum “oslobođenja”, razlog blokiranja i sve ono za što mislite da bi kasnije bilo korisno u analizi.
Ne bacajte te “blokere” već ih skupite na hrpu i periodički prođite kroz njih. Zbog čega su poslovi bili blokirani? Nejasni zahtjevi? Nedostupnost ljudi koji su trebali uskočiti i pomoći? Tehnološki probemi? Eto materijala za retrospektivu!
I da, i blokirani poslovi se računaju u WIP-u.
Imajte retrospektivu!
To što koristite Kanban a ne Scrum vas ne razrješava retrospektive! Ali kada imati retro ako nemate dvotjedne sprinteve?! Kad god hoćete, samo je imajte. Recimo, PPP (petak, pola pet) je dobar pristup: zatvorite radni tjedan potvrdom dobrih stvari i idejom kako da unaprijedite one koje mogu biti i bolje.
Niste sigurni kako izgleda retrospektiva u svijetu Kanbana? Isto kao i bilo koja druga.
Kad smo kod toga…
Scrum ili Kanban?
Svejedno je. Oba okvira imaju za cilj pomoći učiniti vaš način rada agilnijim.
Moj pristup manje ovisi o okviru, a više o timu koji će koristiti taj okvir.
Ako imamo postojeći tim, koji već radi neki posao, zadaci su u različitim fazama, dolaze s različitih strana i slično, onda bih vjerojatno krenuo s Kanbanom. Ako je novi tim koji se okupio i tek se treba izgraditi, vjerojatno bih krenuo sa Scrumom. U konačnici ćemo završiti na istom mjestu.
Naravno, tu je i pogled iz perspektive samog posla: imate proizvod (npr. aplikaciju za mobitel) ili više kao proces (npr. zapošljavanje ljudi)? Proizvod: krenimo sa Scrumom. Proces: krenimo s Kanbanom. U konačnici… isto mjesto.
“Ček malo – i to je to, sad znam sve?!”
Ako si postavljate to pitanje, vjerojatno na Kanban gledate kao na taktički alat kojim biste rado htjeli zakrpati neki problem. To je kratkovidan pristup. Kanban je metoda za upravljanje promjenama, i to tako da se brinete o vlastitom procesu rada, razvijate ga i unapređujete. Znači, dugoročni pristup, nešto poput evolucije.
“Okej, sad si me demolirao”
Nije mi to bila namjera. Svaki napredak je dobar, pa bila to i obična ploča s prvom verzijom vizualizacije i neki dogovor kako ćete je koristiti. Važno je osvijestiti potencijal kojeg Kanban (metoda) ima, zavrnuti rukave i primiti se posla na poboljšavanju načina rada.
Kanban sistem nije magični alat kojeg ćete jednom postaviti i zaboraviti. Kao što redovito ažurirate OS na svom mobitelu, tako je potrebno brinuti se o svom procesu rada i nadograđivati ga. Zanemarite taj dio i ubrzo ćete se naći u situaciji da ponovo lijepite šarene papiriće na neki novi, prazni zid. U tom slučaju, pročitajte ovaj članak od početka i javite se za pomoć.
Cover photo by Suzanne D. Williams on Unsplash
