Znači, ne treba nam Daily Standup? Upravo suprotno! Kako ste samo izvukli takav zaključak?

Pa… Ok. Što sada? Znate za one tri rečenice koje svi izgovaraju: – Što sam radio jučer; – Što ću raditi danas; – Imam li kakvih prepreka?

Naravno. Što s njima? Samo malo. I znate da se svi nešto trude i prijete kako sve mora stati u 15 minuta?

Znam. Hmm… Imam osjećaj da slijedi ali. Nema ali, to je odličan početak. Tri pitanja će vam pomoći da svi u timu dobiju pregled zbivanja, a ograničenje od 15 minuta je tu da ostanete fokusirani.

I dalje imam osjećaj da se tu nešto krije… U pravu ste. Krije se opasnost da se takvi sastanci pretvore u izvještavanje Product Owneru, ili još gore Scrum Masteru. Uz to, tim ionako sjedi i radi zajedno (zar ne?) pa već znaju tko je što radio jučer.

Da, nekako naginje na tu stranu. A ponekad izgleda i kao ispitivanje u policijskoj stanici. Mda Probajte preokrenuti priču i razgovarati o tome što je napravljeno jučer, a ne što je tko radio.

U čemu je razlika? Razlika je ogromna. Tako ćete imati fokus na posao kojeg tim radi, na cilj sprinta ako radite u iteracijama. Bolje nego slušati tko je išao na koji sastanak ili tko je programirao koju funkcionalnost. Vrijedi samo ono što je napravljeno!

Ali dobro je da ljudi pričaju o tome što je tko radio, zar ne? Širenje znanja i sve to… Apsolutno! Svaki put kad je neki komad posla gotov, odvojite nešto vremena nakon daily standupa i popričajte što je bilo zanimljivo, što je tim naučio i kako će se to znanje iskoristiti u budućnosti. 

Zvuči dobro! Može još malo detalja? Naravno Krenite od desne strane ploče (vizualizirate posao, nadam se) i prvo prodiskutirajte sve što je prešlo u kolonu ‘Gotovo’, odnosno na ono što je tim dovršio od posljednjeg ovakvog sastanka i spremno je za isporuku. Zatim se pomaknite jednu kolonu u lijevu stranu; to su poslovi kojima nedostaje još nešto da bi biti gotovi. Fokusirajte se na blokirane stvari, popričajte zašto su u tom stanju, tko treba odraditi nešto da bi se dovršio i taj komad posla. Polako se pomičite prema početku ploče. Idite ulijevo onoliko koliko ima smisla. Naprimjer, vjerojatno ne treba baš svaki dan pričati o poslovima koji nisu ni započeti. Ako nisu započeli, a trebali su – e to je već tema za razgovor.

Znači, postoji mogućnost da jedan član tima više puta tumači što je radio, ako je radio na više poslova? Tako je, da – i  dobra primjedba: vidjet ćete tko je možda preopterećen, ili možda o tom članu tima ovisi previše posla, ili je taj član tima usko grlo pa puno stvari čeka na njega.

A istovremeno ćemo vidjeti i ako netko nije ništa rekao tokom standupa. Da, no oprezno ovdje: to ne znači da ta osoba nije ništa radila već je radila posao koji, izgleda, nije dio tog sprinta. Tu se otvaraju razna pitanja. Krenite od ‘što se događa, kako da i taj posao uključimo u redovni’. Vjerojatno tim trpi udarce sa strane i troši kapacitete na neplanirane stvari.

Eto nešto i za Scrum Mastera. Istina.

A tim cijelo vrijeme ostaje fokusiran na posao kojeg treba napraviti! Upravo tako, i to je vrlina koja se cijeni.

Ima li ta tehnika neki naziv? Ne bih baš ovo nazvao tehnikom, više kao prirodnom sljedećom fazom u unapređenju timskog rada, pa tako i dnevnog sinkronizacijskog sastanka. No, nismo prvi koji o ovome razgovaraju. Zaguglajte pojam “Walk the board” ili pročitajte ovaj članak.

Svaki tim koji sazrijeva vodi ovakav razgovor, prije ili kasnije.

Photo by Margarida CSilva on Unsplash

Coaching je aktivnost zbog koje smo svakodnevno u kontaktu s ljudima, a to podrazumijeva puno individualnih i grupnih sastanaka.

Primijetili smo da postoji puno resursa koji pomažu u što boljoj organizaciji sastanaka. Ti resursi će vam sugerirati da pozovete prave ljude, da unaprijed pošaljete agendu, da se pobrinete za logistiku te da poslije sastanka dostavite zapisnik s dogovorenim akcijama, njihovim vlasnicima i rokovima.

No rijetko koji resurs će vam pomoći tijekom samog sastanka. Kako usmjeriti sudionike prema cilju sastanka? Što napraviti kad svi sudionici sastanka uzmu riječ i krenu pričati odjednom? Ili još gore, što kad svi šute, a sat otkucava i vrijeme prolazi?

Navedeni problemi se ne rješavaju boljom organizacijom sastanaka već boljim vođenjem ili moderiranjem sastanaka. U nastavku donosimo top listu alata koje svakodneno koristimo kako bi nam sastanci dobili strukturu i ostali pod kontrolom.

#5 – Parkiralište

Situacija: diskusija tijekom sastanka skreće u zanimljiv, ali za trenutnu temu potpuno irelevantan smjer. Postoji opasnost da potpuno odlutamo od teme.

Što napraviti: Najprije se uvjerite da je disuksija uistinu odlutala. Ako niste ekspert i ne možete to procijeniti sa sigurnošću, poslužite se provjerenom “ASK” metodom, tj. pitajte sudionike sastanka: “Kako je ovo povezano s temom? Jesmo li se udaljili od teme?”. Ako se pokaže da je diskusija odlutala, zapišite tu novu temu na post-it i zalijepite ne ranije pripremljeno parkiralište. Očito je tema dovoljno zanimljiva da je privukla pozornost. No vaš sastanak nije ni vrijeme ni mjesto za razgovor o njoj. Stavljanjem teme na parkiralište potvrđujete da je ideja zanimljiva i da se neće ignorirati te vraćate fokus natrag na početnu diskusiju.

#4 – Štoperica

Situacija: sastanak čije je predviđeno trajanje 1 sat ima 5 točaka dnevnog reda. Diskusija se rastegnula, ostalo je još samo 10 minuta, a vi ste još na drugoj točki i hvata vas nervoza jer vidite da ćete morati organizirati još jedan sastanak.

Što napraviti: za efikasan sastanak nije dovoljno samo eliminirati bočne teme, nužno je iskontrolirati i beskonačne diskusije na osnovnu temu koje se očituju u nadjačavanju replikama, preispitivanju zaključaka, širokim objašnjenjima i sl. Dobar način podizanja svjesnosti da je vrijeme važno je vremensko ograničavanje (timeboxing) pojedinih aktivnosti ili točaka dnevnog reda. Iskomunicirajte da ste za aktivnost/temu odvojili x minuta, započnite temu i upalite štopericu. Idealno je da se odbrojavanje vidi na projektoru, ali ako ne ide drugačije, onda makar na mobitelu. Svjesni vremenskog ograničenja, ljudi će se fokusirati na ono što im je važno i bolje iskoristiti dano vrijeme. Ako unutar danog vremena niste došli do željenog rezultata, pitajte sudionike treba li im još vremena i koliko. Jedno produživanje je okej, dva produživanja nemojte dozvoliti. Očito kao grupa nemate ono što vam treba za postizanje rezultata pa radije prijeđite na sljedeću temu i pokažite odlučnost da nemate namjeru trošiti vrijeme grupe.

#3 – Brainwriting

Situacija: diskusija zahtijeva sudjelovanje svih sudionika, no oni se drže pasivno po strani

Što napraviti: Za razliku od štoperice koja rješava preaktivne sudionike, Brainwriting pomaže pri generiranju ideja i sadržaja kod prepasivnih sudionika i u situacijama kad su pojedinci toliko dominantni da se ostali sudionici povlače i čekaju njihovo mišljenje. Kad vam je potreban input svih sudionika, podijelite svima post-ite i zamolite ih da u x minuta u tišini na njih napišu svoje ideje ili mišljenja. Individualnim radom u tišini izjednačit ćete uvjete sudjelovanja dominantnih i pasivnih sudionika te svima dati jednaku priliku da izraze svoje mišljenje.

#2 – Dot voting

Situacija: diskusija je generirala previše opcija i nikako ne možemo obraditi sve

Što napraviti: česta posljedica Brainwritinga je generiranje prevelikog broja tema te je jednostavno nemoguće obraditi sve u ograničenom vremenu. Potrebno je na neki način prioritetizirati teme kako bi obradili one najvrjednije. Vizualizirajte teme post-itima ili na ploči. Ako ste teme prikupljali Brainwritingom, već ih imate na post-itima. Podijelite sudionicima flomastere i objasnite im da svatko od njih ima budžet od x točaka koje smije na bilo koji način raspodijeliti po temama (flomasterom staviti točku na pripadni post-it). To podrazumijeva da sudionik sve svoje točke može staviti na istu temu ili točke može raspodijeliti na više tema. Dobra je praksa svakom sudioniku na raspolaganje dati broj točaka koji odgovara četvrtini ili trećini ukupnog broja tema. Npr. ako imamo 10 tema, svatko može na njih raspodijeliti 3 točke. Ovo je više smjernica nego pravilo pa je slobodno po putu prilagodite. Na kraju poredamo teme prema broju dobivenih točaka i obrađujemo ih prema popularnosti.

#1 – Prst u zraku

Situacija: svi sudionici pričaju u isto vrijeme – opći kaos

Što napraviti: vjerojatno najčešća pojava na sastancima je onaj trenutak kad diskusija eksplodira i raspadne se u nekoliko paralelnih diskusija u kojima svi pričaju i nitko ne sluša. Pravo rješenje za ovu situaciju je Prst u zraku – alat vrijedan zlata koji nažalost ne funkcionira “iz kutije” već ga je potrebno prethodno predstaviti sudionicima. Objasnite sudionicima da kad vide kolegu s prstom u zraku, prestanu pričati, a zatim i sami podignu prst u zrak. Prst funkcionira viralno: jedna osoba podigne prst, a svi ostali prestanu pričati i sami podignu prst kako bi ostali koji i dalje pričaju vidjeli da moraju prestati pričati. Podignite prst jednom u zrak da provjerite jesu li svi dobro razumijeli. Ako jesu, čestitamo, imate u ruci (tj. na ruci) najvažniji alat za moderiranje diskusija.