• Jer ćemo tako biti brži, ili
• Jer ćemo tako biti efikasniji, ili
• Jer ćemo tako s manjim brojem ljudi napraviti više.

Pa krenimo redom.

Kad radiš agilno onda si brži

Znači, kad radiš agilno onda… brže tipkaš? brže pričaš? brže… misliš? Sumnjam.

Agilno raditi znači, između ostalog, i fokusirati se na najbitniju stvar, riješiti je, i pitati se treba li dalje. Ako treba, onda ćete uzeti sljedeću najbitniju, riješiti i nju, pa se pitati treba li dalje i tako koliko treba.

U jednom trenutku ćete shvatiti da… ne treba dalje.

A to je gotovo sigurno prije nego što ste riješili baš sve. Onda ćete pogledati ostatak backloga i reći si “E za ovo bi nam trebalo još X mjeseci, ali nećemo jer su to nevažne stvari.” Dakle, gotovi smo X mjeseci ranije, zato što smo radili pametnije, a ne brže.

Brzina je posljedica pametnijeg načina rada.

Kad radiš agilno onda si efikasniji

Ovdje treba priznati da se kod nas često izjednačuje efikasnost (raditi nešto na pravi način) i efektivnost (raditi pravu stvar). Moj komentar je obično ovakav, s tim da umjesto gluposti koristim jednu prostu riječ, no kako je ovo blog za pristojne ljude…

Ako radite efikasno, a radite gluposti, onda ćete brže napraviti tu glupost i imat ćete vremena za još jednu glupost.

Savjet je gotovo pa nepotreban: Nemojte raditi gluposti. Radite pametnije stvari. Složite backlog tako da su na vrhu oni poslovi koji u tom trenutku donose najviše vrijednosti. Naprimjer, smanjit će rizik od nepoznatog, pokrit će najveći broj korisnika, izaći ćete na tržište prije konkurencije, postavit ćete arhitekturu na noge i tako otvoriti vrata za niz drugih stvari, itd, itd, itd.

Priznajem, odabrati najpametniju stvar nije uvijek jednostavno, i prepoznavanje kriterija za taj odabir je vještina koja se uči.

Kad radiš agilno onda s manjim brojem ljudi napraviš više

Da, sigurno, jer ljudi dobiju super-moći kad im na čelo napišeš A-G-I-L-E. Besplatan savjet: ne dobiju. Molim lijepo.

Ljudi ne dobiju super-moći kad im na čelo napišeš A-G-I-L-E.

Raditi agilno znači, uz druge stvari, i raditi u timu gdje ljudi komuniciraju često i direktno.

To znači da najvjerojatnije sjede skupa, imaju dnevne sinkronizacije i redovne kontrolne točke gdje pričaju o napretku u rješavanju poslovnih zadataka.

Također, imaju i redovne termine za razgovor o svom načinu rada (dakle, ne o proizvodu; to je pokriveno ovim gore spomenutim), gdje uz svoj “pravi” posao dodaju i aktivnosti na poboljšavanju timskog rada, komunikacije itd.

Pa umjesto da se vrijeme troši na slanje mejlova, čekanje odgovora, umiranje po sastancima i slično, članovi tima se direktno dogovore što treba i prime se posla.

Znate li da je komunikacija licem u lice 34 puta uspješnija od slanja emaila?

Zanimljivo, zar ne?

A ustvari pravi odgovori trebaju biti…

• Jer tako smanjujemo rizik, ili
• Jer nam je ROI bolji, ili
• Jer tako brže i lakše razumijemo potrebe korisnika, ili
• Jer je takav pristup poslu humaniji, zanimljiviji i potiče angažiranost u ljudi, ili
• Bilo koji drugi odgovor koji u fokus stavlja “pametnije” a ne “jače”.

Ljudi, ne mašine.

No o tome ću pisati nekom drugom prilikom. Ili mi dođite na tečaj

“Common sense is not so common.”

— Voltaire, Dictionnaire Philosophique (1764)

Većina stvari koje obrađujemo i jesu zdrav razum (osim možda “push vs pull“, no i to je OK ako se malo razmisli), a svejedno nekako izostaje primjena.

Naprimjer, sasvim je razumno prihvatiti da su današnji poslovi toliko kompleksni da ih ne može odrađivati samo jedna osoba, bar ne dovoljno brzo i u razumnom roku, a svejedno se ne radi na izgradnji multifunkcionalnih timova.

Također je sasvim razumno očekivati da ljudi razgovaraju o svom poslu i sinkroniziraju se o zajedničkom cilju bar jednom dnevno, ako ne i češće, a opet to nekako rijetko viđam. Čak štoviše, ni pravi timovi nisu tako česti.

Ili preskakanje prostora za poboljšanje: razumno je očekivati da i organizacija i ljudi žele raditi bolje (produktivnije, efikasnije, brže – umetni svoju omiljenu poštapalicu), a onda se čude kad treba odvojiti sat vremena tjedno za retrospektivu. Kao, pa nemamo vremena, toliko je posla. Da, jače lupanje po tipkovnici će riješiti sve probleme.

Adding human resources to a late software project makes it later.

— Brooks’s Law

Ili meni omiljeni prigovor, kasnimo (jer nam komunikacija u timu i prema vani ne valja, ali ovaj dio se prešuti), pa ćemo dodavanjem ljudi u tim riješiti problem, jer još više ljudi koji loše komuniciraju će sigurno jače tipkati pa će sve biti brže gotovo. Zdrav razum da treba učiti na prijašnjim iskustvima očito ne pali ovdje, jer je još prije 40 godina primijećeno, i zakucano u Brooksov zakon, da dodavanje ljudi na projekt koji već kasni ustvari čini da će projekt kasniti još više. Ljudi koji su pročitali Mythical Man Month jednostavno ne govore takve stvari. Pro tip: poboljšaj razmjenu informacija a ne brzinu tipkanja. Molim lijepo

Dobro, i kako dalje?

Probajte razumjeti osnovne agilne vrijednosti i principe.

Probajte Scrum, koji jako dobro stavlja “agilno” u okvire koji se mogu primijeniti na razvoj i održavanje kompleksnih proizvoda (i usluga).

Uključite mozak i pomozite drugima da ga uključe.

Redovito stanite na loptu, udahnite duboko i pitajte se prevodite li taj “common sense” u “common practice”.

Uzmimo za primjer 3 aktivnosti, zbog jednostavnosti računice neka budu potpuno jednake: angažman, trošak, trajanje, prihod nakon dovršetka – sve je isto. Također, trošak odlaganja početka (Cost of Delay) je identičan, što znači da ne ulazi u matematiku.

Svaka aktivnost traje 5 mjeseci i nakon što je dovršena donosi po 20k eura mjesečno.

Prvi slučaj, radimo svaku aktivnost od početka do kraja, bez prekida.

Tako se treba raditi. Dovrši jednu stvar, pusti je u rad i uživaj benefite – prihode od prodaje proizvoda, korištenja usluge, uštede zbog riješenog problema.

Prva aktivnost se već isplaćuje dok radimo na drugoj, prva i druga se isplaćuju dok radimo na trećoj itd. U našem primjeru, 5 mjeseci nakon dovršetka treće aktivnosti imamo ukupno 600k eura na računu.

Drugi slučaj, mijenjamo fokus svakih mjesec dana.

Ovakve situacije su česte u organizacijama gdje se više cijeni ‘nešto raditi’ nego stvarno dovršiti posao. Glavno da se gurka sve pomalo, da svaki direktor(čić) bude sretan. To što organizacija gubi ozbiljne novce nije njihov problem. Takvi valjda žive od zelene boje u izvještajima u excelu

Svaku aktivnost radimo po mjesec dana. Ako zanemarimo trošak promjene konteksta rada (koji nije zanemariv, i tema je za svoj blog post), prva aktivnost će biti gotova tek nakon 13 mjeseci! Druga nakon 14 i sve skupa nakon 15 mjeseci. 5 mjeseci nakon dovršetka sve tri aktivnosti prihodi u našem slučaju će biti 360k eura.

Razlika između ova dva pristupa je značajna.

Trošak multitaskinga iznosi 240k kroz tih 20 mjeseci!

Još je gore ako gledamo samo trenutak dovršetka.

Fascinantno, zar ne?

Izronilo je i nekoliko pitanja.

“Ne možemo se kladiti samo na jednu aktivnost, moramo raditi više stvari istovremeno.”

Istina, ponekad treba gurkati više stvari istovremeno, ali treba i uključiti mozak: razmišljajte u kontekstu dovršavanja stvari koje se mogu početi naplaćivati.

Naprimjer, imate tri aktivnosti, svaka traje po godinu dana, morate ih tjerati u paraleli? Podijelite ih u manje cjeline koje možete isporučiti, recimo svakih mjesec ili dva, i primijenite princip iz gornje ilustracije.

BTW, to je klasični inkrementalni pristup, nešto što u agilnom načinu rada cijenimo i promoviramo.

“Što ako neka aktivnost zaglavi, hoćemo li započeti sljedeću dok se ta prva ne odglavi?”

Klasična zamka, ide ruku pod ruku s onim “glavno da se nešto radi”. Započinjanje aktivnosti ne donosi novce, završavanje donosi. Najbolje bi bilo uložiti napore u odglavljivanje, dovršiti aktivnost i onda nastaviti dalje.

“Što ako nije moguće odglaviti prvu aktivnost?”

Tu svakako pomaže inkrementalni pristup, odnosno do trenutka zaglavljivanja neki dijelovi proizvoda su već u upotrebni i vraćaju uloženo. Mali inkrementi su super!

Isto vjerojatno vrijedi i za bilo kakav drugi tip proizvoda. Ako je nešto poznato, onda je to datum kad moramo izbaciti proizvod na tržište. Možda unutra neće biti sve što smo zamislili, ali će biti najvažnije stvari.

Gledajte na proizvod kao da izlazite na ispit. Rok je zadan i svima jasan. Prvo ćete obraditi i naučiti najvažnije stvari, kako biste prošli ispit, a one sitne detalje — za bolju ocjenu — ako stignete. Kroz vrijeme ćete naučiti kako učiti — kad se početi pripremati, kako prepoznati nevažne sitnice i slično, tako da će i ocjene postajati sve bolje.

Kod softvera, prvi ispit je potvrda smjera. Kad tu dobijete prolaznu ocjenu, onda idete dalje u dodavanje “sitnica”, a najbolje je kad se sve to događa po unaprijed određenom rasporedu (khm*iteracije*khm).

”Mia, jesi li spremila knjige za ujutro?”

“Evo sad ću… Errr… Treba mi nova pisanka B.”

“$!@%…Odakle nam sad pisanka B?! Zašto nam to nisi rekla ranije? Otkad znaš da ti treba?”

“Od prošlog tjedna.”

“$!@% $!@% $!@%”

Škola ili projekt, problemi u realizaciji su isti: nije jasno što sve treba odraditi, zadaci se gube, nejasni su prioriteti, a zaboravljaju se i rokovi do kada nešto mora biti gotovo. Prvi korak prema uvođenju reda u oba slučaja je vizualizacija. Ono što je vizualizirano biti će i napravljeno.

Zato smo Mia i ja sav njezin školski posao vizualizirali na kanban ploči. Njezina ploča je vrlo jednostavna i zasada ima samo dvije kolone: Za napraviti i Gotovo! (proces nam je vrlo jednostavan.) Svakog dana kad se vrati iz škole, Mia se prisjeti svega što se taj dan događalo u školi. Sav novi posao u vidu zadaća, lektira, potrebnog pribora i suglasnosti roditelja stavlja na ploču (replenishment, na kanbanskom jeziku). Svaki zadatak ima svoj opis i rok do kad mora biti obavljen. Ovaj posao stavljanja na ploču svega što treba napraviti nam je toliko važan da smo ga prigodno nazvali “Prije svega!”.

Kad je zadatak obavljen, Mia ga seli u kolonu Gotovo! Ploča se nalazi s vanjske strane vrata Mijine sobe tako da je transparentna svima pa mama i tata mogu baciti oko i provjeriti je li sve pod kontrolom.

Naravno da uspjeh čitavog koncepta ovisi o tome da Mia sve stavi na ploču (samoorganizacija). Još uvijek se zna događati da nešto zaboravi staviti ili da stavi na ploču, ali zaboravi reagirati na taj zadatak. No, u takvim situacijama pričamo što možemo napraviti (retrospektiva) da se to drugi put ne dogodi.

Održavanje ploče zahtijeva čvrstu disciplinu. Zasad smo zadovoljni kako to ide jer i Mia vidi korist, a motivaciju smo dodatno pojačali dogovorom (process policy) da za svakih 10 obavljenih zadataka dobije kredit za cheesecake

Znanje je dostupnije nego ikad. Blogovi, tutoriali, knjige, e-knjige, online tečajevi, YouTube filmovi, forumi, itd., danas je sve dostupno na klik (BTW, o tome ćemo pisati u jednom drugom postu). Istovremeno, broj sati u danu kao da se u zadnje vrijeme smanjio i sada ih ima samo 24. Kako u zgusnutom danu pronaći vrijeme za učenje nečega novog? Svatko ima svoj workaround, a meni najdraži su audioknjige.

Zašto baš audioknjige?

Uz posao 9 do 5, dvoje djece, smjensku nastavu i razvoženje na engleski, francuski i plivanje, teško je naći vrijeme za knjigu, računalo ili Kindle. Zato sam u istom vremenskom slotu spojio višestruko ugodno s višestruko korisnim: trčanje i učenje. Trčanje je fantastična stvar, no meni osobno nakon nekog vremena uđe u rutinu i mozak krene tražiti zanimaciju. Što je pravi trenutak za audioknjigu. Trčanjem upravlja moj Sistem 1, dok se slušanjem bavi Sistem 2, dakle sve aktivnosti su komplementarne i nema konflikta. Stvar funkcionira.

Kakav hardver mi treba?

Ništa posebno jer audioknjige slušam s mobitela koji je i tako sa mnom dok trčim. Ne volim one slušalice koje idu u uši jer imaju tendenciju ispadanja ako imalo zapnem rukom za njih. Naročito ne volim one koje s jedne strane imaju plastični kontroler za glasnoću koji je teži pa se slušalice asimetrično ljuljaju. Najbolje su mi se pokazale old-school slušalice koje se stavljaju na glavu, kao kod starih walkmana. Možda izgledam retro, ali zvuk je dobar, dobro se drže na ušima, vrlo su jeftine i nije mi ih žao. Bežične bluetooth slušalice još nisam probao, ali rado ću ih recenzirati ako mi ih netko osigura.

Protip: trčite li s mobitelom u ruci, pazite da prste ne držite na mehaničkim tipkama sa strane. Znoj će ući u tipku pri čemu će se kristalizirati sol i tipka će se zaglaviti. Dogodi li vam se to, obrišite tipku čistom krpom namočenom u travaricu, k’o rukom odneseno.

A softver?

Imam Samsungov telefon pa pričam iz perspektive Androida. Jako dobar i besplatan player je MortPlayer. Ima sve što mi treba, pamti gdje sam stao s knjigom i podržava slušanje više knjiga u paraleli. No dobre audioknjige je ponekad teško naći besplatno (i legalno pa imam i pretplatu na Audible (Amazonovu audioknjižaru). Audible ima izvrsnu mobilnu aplikaciju. I Audible i MortPlayer imaju gumbe za brzo premotavanje 10-ak sekundi naprijed ili nazad što je vrlo korisno kad mi izleti pas ili bicikl pa Sistem 1 nakratko ugasi Sistem 2 dok mi spašava glavu. Kad se Sistem 2 ponovo aktivira, moram mu premotati nazad.

Protip: isključite zvučne notifikacije na mobitelu jer imaju prednost i prekidaju audioknjigu. Taj prekid traje samo pola sekunde, ali audioplayeri ga tumače kao pauziranje pri čemu automatski premotavaju knjigu par sekundi unazad da bi vas kod ponovnog pokretanja podsjetili gdje ste stali. Čitavo iskustvo prekidanja knjige na pola sekunde, premotavanja par sekundi unazad i slušanja istog dijela je vrlo iritantno kad vam netko šalje bateriju WhatsApp poruka.

Što je sa sadržajem?

Za besplatne audioknjige se snalazim (khmm…). Mjesečna pretplata na Audible je oko 130 kuna za što dobijem jednu knjigu besplatno i popust na svaku sljedeću iako mi je u principu jedna knjiga mjesečno dovoljna. Ako taj mjesec ne iskoristim besplatnu knjigu, žeton mi se prenosi u sljedeći mjesec. U cijeni pretplate je i neograničeno slušanje oko 100 kanala među kojima su HBR, Forbes, TED Talks, Readers Digest i sl. I to je super, netko mi čita HBR članke, slušam TED-ove, sve to dok trčim, how cool is that? Kad kupujete audioknjige, vodite računa da su neke “unabridged” iliti u izvornom obliku, a druge “abridged” iliti skraćene tako da je s manje riječi prezentiran isti sadržaj. Ovisno o tome kako gledate na stvari, kupovinom “abridged” knjige se možete osjećati ili prevarenim ili promućurnim… zato prije kupovine razmislite dvaput kakva ste osoba “Unabridged” knjige od 200-300 stranica tipično se slušaju 6-9 sati što mi je često dovoljno za mjesec dana trčanja. Ako mi knjiga završi prije kraja mjeseca, nadopunim s besplatnim sadržajem iz HBR i TED kanala. Kurioziteta radi, Cryptonomicon Neala Stephensona traje 43 sata pa tko voli nek’ izvoli.

Protip: ako imate Audible pretplatu, obavezno pokrenite proces otkaza pretplate. Bez straha, samo hrabro proklikajte prvih par koraka nakon čega će vam Audible ponuditi poklon da se predomislite. Obično to bude 3-6 mjeseci besplatne ili upola jeftinije pretplate, par knjiga besplatno ili nešto slično. Mislim da ovisi o tome koliko im vrijedite u njihovom CRM-u.

Trčanje+slušanje knjiga prakticiram sad već skoro 2 godine. Fantastično je, nemam riječi. Zahvaljujući ovoj kombinaciji dan mi traje 25 sati od kojih je jedan uvijek dediciran za učenje. Možda se ne čini puno, ali Darren Hardy u The Compound Effectu kaže da male stvari na duge staze mijenjaju svijet. A primjećujem i pozitivnu povratnu vezu: duže trčim jer mi je knjiga zanimljiva i više učim jer imam pare duže trčati…i tako u beskonačnu petlju. Probajte…ozbiljno…navući ćete se.

Bilo mi je razumljivo da ne koriste baš svi Pomodoro, ali sam se pomalo iznenadio kad sam shvatio da dosta ljudi nije ni čulo za taj način upravljanja vremenom. Pomodoro je, naime, tehnika kontrole vlastitog fokusa tokom rada i svodi se na par vrlo jednostavnih koraka:

1. Uzmi zadatak
2. Postavi štopericu na 25 minuta
3. Primi se posla i radi tih 25 minuta
4. Kad štoperica zazvoni, uzmi pauzu od 5 minuta
5. Ponovi
6. Nakon četvrtog ciklusa uzmi dužu pauzu

(Više detalja na stranici tvorca koncepta – da, od svega se može napraviti biznis.)

Tako jednostavan koncept može upaliti, ali ostavlja jako puno prostora za hvatanje kojekakvih krivina nakon čega se mogu čuti priče da stvar ne radi, nema smisla, da je nemoguće implementirati u realnom okruženju i slično.

Zato, ovaj članak.

Što je potrebno za početak?

Za uspješnu primjenu Pomodoro tehnike za fokusiranje je potrebno imati:

1. Posao kojeg treba napraviti, komada neograničeno
2. Štoperica, komada 1
3. Olovka, komada 1
4. Mali papirići, komada nekoliko

Slijedi par trikova iz mog iskustva, uz obavezni podnaslov…

Nećete vjerovati što sve možete postići uz ovih 6 savjeta!

Pro tip #1: Ne planirajte posao tako da stane u 25 minuta.

Ustvari, ja uopće ne planiram posao unaprijed. Imam listu poslova, na vrhu liste je najvažniji zadatak u tom trenutku i to je to. Primim se posla i ne radim ništa drugo dok zadatak nije gotov. Kad je gotov ponovo pogledam koji je sljedeći najvažniji zadatak!

Znači planiranje sam sveo na odabir sljedećeg zadatka i to radim svaki put prije nešto što počnem nešto raditi.

Nije baš jednostavno u praksi kako zvuči ovako u par rečenica, ali sam relativno brzo uhvatio štos. Kad odzvoni 25 minuta jednostavno stanem.

Pro tip #2: 25+5 je kul, ali nije uklesano u kamenu.

25 + 5 minuta je zgodna kombinacija jer se lako zaokružuje na pola sata, dva pomodora su sat vremena itd., ali sam kroz vrijeme shvatio da neki poslovi bolje idu ako imam obroke od cca 35-40 minuta i pauzu od 2-3 minute. Naprimjer, pisanje članka za naše Tvorničke novine je takav tip posla. Možda ima neke veze što članke obično pišem u poluležećem položaju, no to je neka druga priča. Pomodori od 50 minuta mi nikad nisu odgovarali.

Pro tip #3: Post-it i olovka.

Metoda kaže da sve čega se sjetim a nije direktno vezano uz zadatak koji radim trebam zapisati i zaboraviti. Zapisati je lako, ali zaboraviti malo teže, pogotovo ako sam zapisao u Evernote ili obični txt fajl na računalu. Kako većinu stvari ipak radim za kompjuterom, pretpostavljam da problem leži u činjenici da nisam dovoljno daleko odmaknuo tu smetnju već je ona i dalje tu negdje, preblizu. Zato, Post-it i olovka, iz dva razloga: drugi fizički medij mi je stvarno sa strane, odvojen i neovisan, a i sama veličina Post-ita me ograničava da imam previše zapisanih stvari.

Drugim riječima, ako radim nešto a u međuvremenu sam popunio jedan ili dva Post-ita, nešto nije kako treba. Odmah imam priliku zapitati se što se događa, zašto radim na nekom zadatku a istovremeno razmišljam o toliko drugih stvari. Možda nisam odabrao najvažniji zadatak? Ili je vrijeme za dužu pauzu?

Pro tip #4: Što raditi tokom pauze?

Ili još smješnije pitanje, smije li se tokom pauze razmišljati o poslu? Naravno da se smije, nije baš da će Pomodoro Policija banuti na vrata, zar ne?

Ja obično skoknem po vodu ili se malo rastegnem i to je to. Par minuta i idem dalje, s tim da se trudim biti u granicama 5 minuta.

Pro tip #5: Prava štoperica za mjerenje vremena.

Za mjerenje vremena mi se najboljom pokazala prava štoperica, i to ova prikazana na slici. Može se kupiti u Mülleru na odjelu za kuhinjske sitnice, i nije neka pretjerana cijena. Imaju nekoliko vrsta, no ova ima zgodnu vizualizaciju preostalog vremena – ova crvena zastavica – i lijepo kuca dok radi (što nekom može ići na živce; meni ne).

Ako sam negdje u javnosti, recimo čekam auto na servisu, malo mi je pretjerano izvaditi štopericu pa na stol. U takvim slučajevima koristim aplikaciju Goodtime (za Androida, sigurno postoji nešto slično i za iPhone). Aplikacija se vrlo jednostavna, ima samo elementarne funkcionalnosti a dodatni plus je što utiša sve zvukove tokom pomodoro bloka.

Postoji i nekoliko aplikacija na webu, recimo https://tomato-timer.com/#. Stvar radi ono što treba i to je to.

Pro tip #6: 3-4 bloka pa odmor.

Obično uspijem odvaliti 3-4 bloka u jednom prolazu prije nego što trebam duži odmor ili zaključim da je dosta fokusa za taj dan Dva puta po dva sata koncentriranog rada znači, bar u poslu kojeg ja radim, jako dobro iskorišten radni dan.

Gore navedeni savjeti su uglavnom vezani uz samostalni rad, no metoda je primjenjiva i na grupe, sastanke i slično. O tome nekom drugom prilikom.

I da ne zaboravimo jednu vrlo bitnu stvar…

Kad rješavati mejlove?

Pa u pomodoru za rješavanje mejlova. Mislim stvarno…

[U pisanju ovog članka nije ozlijeđena nijedna štoperica.]